SOP atau Standar Operasional Prosedur menjadi dokumen yang harus dimiliki oleh perusahaan atau instansi tertentu. Dengan keberadaan SOP tersebut, pekerja memiliki acuan dalam menjalankan tugas-tugasnya sehingga pekerjaan yang dibebankan dapat berjalan dengan baik dan lancar. SOP juga dapat menentukan tanggung jawab dan hak pekerja selama bekerja. Karena peranan inilah, keberadaan SOP sangat penting bagi perusahaan dan para pekerjanya.
Definisi Standar Operasional Prosedur dari Beberapa Ahli
Apabila kita membahas mengenai SOP, definisi SOP sangatlah luas. Beberapa ahli bahkan menjelaskan akan definisi SOP secara mendetail. Sailenda merupakan salah satu ahli yang menerangkan arti SOP pada tahun 2015. Menurutnya SOP adalah sebuah panduan yang dimanfaatkan untuk memastikan beragam kegiatan operasional perusahaan atau organisasi sehingga dapat berjalan dengan lancar. Selain Sailendra, Moekijat, Tjipto Atmoko dan Insani menjadi ahli lainnya yang mendefinisikan SOP. Berikut ini merupakan definisi SOP menurut ketiga ahli tersebut:
a. Moekijat
SOP merupakan urutan langkah pekerjaan yang dilakukan, lokasi pekerjaan yang dilakukan, siapa yang melakukan pekerjaan dan bagaimana pekerjaa dilakukan. Moekijat mengartikan SOP pada tahun 2008.
b. Tjipto Atmoko
Tahun 2011 menjadi tahun dimana Tjipto Atmoko mendefinisikan kata SOP. Menurutnya, SOP adalah acuan atau pedoman melakukan pekerjaan berdasarkan dengan alat dan fungsi penilaian. Acuan bekerja ini berdasarkan atas prosedur kerja, indikator teknis, tata kerja dan adiministratif unit kerja.
c. Insani
SOP merupakan dokumen dengan rangkaian perintah tertulis yang berisi proses penyelenggaraan administrasi, pihak yang melakukan kegiatan, waktu pelaksanaan dan tempat penyelenggaraan.
Cara Membuat SOP
Dalam membuat SOP, efisiensi, efektifitas, kejelasan, keselarasan, dinamis, kepastian hukum dan berorientasi kepada pengguna merupakan prinsip dasar yang ada pada sebuah SOP. Dalam proses pembuatan SOP, ada beberapa langkah yang harus kita perhatikan dengan seksama. Berikut langkah-langkahnya:
a. Menyusun susunan kerja
Pada saat berada di langkah ini, kepala bagian dan seluruh manajer harus berunding dengan bawahannya guna menentukan materi yang akan di bahas untuk pembuatan SOP.
b. Merencanakan alur
Perencanaan alur dilakukan dengan menentukan format, membuat template, menyetujui format, menerapkan proses dan menentukan cara agar SOP yang dirancang dapat diakses.
c. Melakukan wawancara
Wawancara dilakukan pada seluruh karyawan sehingga kita dapat mengetahui segala macam aktifitas harian karyawan dan bagaimana pekerja melakukan pekerjaannya.
d. Menulis, membahas dan mensosialisasikan
Setelah wawancara dilakukan. perusahaan dapat menulis SOP dan melakukan pembahasan akan SOP yang telah ditulis. Ketika mendapatkan kesepakatan bersama, SOP dapat langsung disosialisasikan kepada pihak-pihak yang terkait.
e. Pelatihan
Agar SOP yang telah dibuat dapat diterapkan dengan baik, karyawan perlu mendapatkan pelatihan terlebih dahulu.
f. Evaluasi
Evaluasi berjalannya SOP dapat dilakukan dalam kurun waktu satu tahun sekali. Dengan melakukan hal ini, kita dapat mengetahui poin yang perlu dihilangkan dan yang perlu ditambahkan.
Bagi seorang karyawan, SOP dapat memudahkan mereka dalam menjalankan pekerjaannya dan menghindari diri dari kelalaian. SOP juga dapat memberikan dorongan agar pekerja dapat bekerja secara mandiri dan tidak bergelantungan pada manajemen. Pekerja nantinya tidak harus terus terlibat dengan pimpinan dalam menjalan pekerjaannya sehari-hari. Dengan SOP, akuntabilitas dapat pula ditingkatkan. Pekerja nantinya memiliki tanggung jawab penuh terhadap pekerjaan yang dibebankan. Tumpang tindih dalam melakukan tugas tidak akan terjadi dengan adanya SOP. Setiap pekerja memiliki pengetahuan jelas akan jenis pekerjaan yang harus mereka selesaikan.